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Réussir sa certification Qualiopi : les clés du succès et écueils à éviter !
Article posté le : 2022/04/22
En France, pour un organisme de formation, obtenir la certification Qualiopi est un passage obligé pour être référencé auprès des financeurs publics et permettre ainsi aux particuliers et aux organisations privées ou publiques de faire financer tout ou partie de leurs actions de formation. Est-ce un parcours du combattant d’obtenir cette certification qui fait office, disons-le, de sésame ? Pas tant que ça. Partageons notre expérience !
Plutôt incontournable pour être perçu comme acteur d’excellence sur le marché de la formation professionnelle, Qualiopi est devenue le graal des organismes de formation. Normal, Qualiopi est la précieuse certification qualité pour permettre à vos clients d’obtenir du financement public. S’en passer, impensable pour NOW.be car cela reviendrait à revoir notre raison d’être, notre ambition de promouvoir la formation, une chance pour tous, un pilier d’épanouissement personnel et professionnel, et disons-le clairement, de se couper de nombreux clients avec qui nous collaborons depuis tant d’années et d’autres à rencontrer ! Risqué. Bref, on s’est mis nous aussi à Qualiopi !
Qualiopi, qu’est ce donc ?
Pour nos lecteurs situés hors de France, Qualiopi est certainement un mot inconnu. Et pour cause, ce terme est propre à la France. De quoi s’agit-il ? Qualiopi, c’est une marque de certification de qualité des prestataires de formation. Grâce à elle, les formations peuvent être éligibles aux financements publics.
Le site du Ministère du Travail, de l’Emploi et de l’Insertion précisait dès 2020 l’enjeu : “au 1er janvier 2022 (2021 initialement), la certification qualité est obligatoire pour tous les prestataires d’actions concourant au développement des compétences qui souhaitent accéder aux fonds publics et mutualisés”.
Qualiopi est donc l’unique moyen d’accéder au fichier national des organismes référencés par les financeurs publics et paritaires.
Sur 93.000 organismes de formation en France, seuls 35.000 sont certifiés Qualiopi au 1er janvier 2022.
Certification Qualiopi, tout commence par un audit !
Pour obtenir cette marque qualité, l’organisme de formation doit se soumettre à un audit portant sur 32 indicateurs, déclinés en 7 critères de qualité :
- la communication autour de l’offre de formation
- l’analyse du besoin du client
- la réglementation
- les moyens pédagogiques et techniques
- les intervenants dans leurs compétences techniques et pédagogiques
- la veille règlementaire, technico-pédagogique, besoins du marché…
- la gestion des réclamations
Bref, toute la chaîne d’exercice de l’activité de formation est scrutée quant à sa qualité : du premier contact avec un client jusqu’au traitement de son feedback et réclamations possibles.
Qualiopi ou la professionnalisation de l’acte pédagogique
Qualiopi est l’équivalent de ce qui se fait déjà dans l’industrie et les entreprises. On est proche d’un ISO de la formation où l’on attend d’un organisme de formation qu’il fournisse une prestation d’excellente qualité à tous les niveaux et assure s’engager dans une démarche d’amélioration continue.
Viser la qualité des prestations en matière de formation est essentiel puisque délivrer une formation de qualité aux forces vives du pays c’est les préparer à l’évolution de leurs métiers, de leurs secteurs d’activités, d’un marché.
Tout comme les travailleurs doivent évoluer dans leurs compétences, les organismes de formation doivent aussi évoluer et délivrer des formations qui répondent au marché actuel.
Obtenir la certification Qualiopi, des bénéfices à 360 degrés
Réussir une certification Qualiopi apporte des plus à toutes les parties prenantes : l’organisme de formation, ses formateurs, ses clients commanditaires et, surtout, les apprenants.
Un avantage concurrentiel pour l’organisme de formation
Le premier bénéfice, et pas des moindres, de faire partie de la famille des certifiés Qualiopi, c’est de vous positionner comme organisme de qualité. Cela vous différencie, notamment lors d’appels d’offres.
Être Qualiopi c’est :
- améliorer l’expérience client, depuis l’expression de son besoin jusqu’à l’après formation
- entrer dans une culture de la preuve, où il ne suffit pas de dire que l’on est bon mais de le prouver.
- professionnaliser tous vos services puisque la réforme touche aussi les services généraux (comptabilité, administration, marketing, informatique…)
- construire une offre globale et cohérente
- soigner la communication sur votre offre, notamment en vous mettant à la place des acheteurs.
- s’améliorer dans l’accueil de tous, avec une visée inclusive
- oser vous placer sous l’oeil d’un contrôle externe
- démontrer votre volonté de progresser
- rassurer vos clients sur votre capacité à réaliser des prestations de qualité.
In fine, tous les changements opérés ne servent pas uniquement à obtenir la certification mais à œuvrer au profit de l’apprenant final.
Une garantie de qualité pour le client commanditaire
Le client qui fait appel à un organisme certifié Qualiopi, pourra :
- demander le financement public de vos formations ;
- être rassuré sur votre qualité puisque auditée par un organisme indépendant.
Une garantie de cohérence pour l’apprenant
Un organisme certifié Qualiopi offre un parcours de formation clair orienté vers l’atteinte des objectifs des formés, en lien avec son besoin d’aujourd’hui et de son évolution.
L’apprenant, qu’il soit une personne inscrite individuellement ou via son employeur, a un intérêt : ne pas perdre son temps, ni son argent. Certifié Qualiopi, vous répondez à cet intérêt.
Qualiopi, une obligation ou une opportunité ?
Qualiopi n’est pas obligatoire mais s’en passer coupe votre organisme d’une grande part du marché. Cela peut mettre en péril votre survie. Un exemple ? Faute de certification, impossible d’être validé comme organisme de formation pour Pôle Emploi.
Pour NOW.be, Qualiopi, fut vécu comme comme un véritable projet d’entreprise !
Certains organismes de formations y voient une contrainte or, l’intention est noble : Qualiopi offre une opportunité exceptionnelle de professionnaliser le secteur de la formation professionnelle, lui-même en transformation.
Voyez-y plutôt une opportunité de :
- faire monter en nouvelles compétences vos formateurs (analyse des besoins, personnalisation des actions de formations, conception, évaluation, modalités )
- démontrer la pertinence de vos réponses aux besoins
- mieux définir et communiquer sur les objectifs et bénéfices d’une formation
- montrer votre qualité pédagogique tant dans l’animation que dans les outils utilisés.
16 conseils pour réussir votre certification Qualiopi
On ne vous le cache pas, la préparation de l’audit demande du temps. Loin d’être du temps perdu, nous avons vécu ce projet comme un véritable projet d’entreprise, qui au passage, a permis un bon dépoussiérage et une professionnalisation de nos procédures et méthodes de travail, individuelles et collectives.
Étant passés par là, voici nos conseils :
- S’engager le plus tôt possible dans la démarche car il faut un temps de compréhension des attendus avant d’y répondre, pour engager vos équipes
- Réalisez plusieurs audits à blanc internes pour identifier vos non-conformités mineures et majeures
- Réaliser un audit à blanc avec l’organisme certificateur
- Construisez les éléments demandés (procédures, preuves) au fur et à mesure
- Trouvez le bon échantillon de formations à présenter
- Mettez en place le plus vite possible les exigences faciles à implémenter
- Embarquez tout votre personnel dès le début
- Créez une équipe dédiée à la certification et des rôles clairs pour chacun
- Soyez super organisé pour le jour J afin de retrouver vos documents
- Préparez une présentation pour l’auditeur (un PowerPoint par exemple)
- Pensez aux détails car “le diable est dans les détails”
- Profitez de l’expérience des autres, sur des groupes Facebook ou Linkedin par exemple
- Formez toutes les parties prenantes à Qualiopi et aux outils mis en place (outils d’automatisation des évaluations, etc…)
- Proposez des moments de Questions et Réponses
- N’ayez pas peur de la montagne. Allez-y pas à pas
- Faites-vous accompagner par un expert Qualiopi. On en connait un super 😉
Se conformer aux standards de Qualiopi représente un bouleversement positif de tout votre organisme, à commencer par votre site web et votre catalogue formation. De fait, la présentation de vos formations mais aussi leurs contenus sont impactés. A la clé, le fond et la forme de votre offre se bonifient.
Ceci dit, vous ne devrez pas réinventer la roue dans votre quête de qualité. Si vous suivez déjà des modèles d’ingénierie pédagogique tels que ADDIE ou F.A.C.I.L.E, vous les retrouverez au cœur de Qualiopi.
Obtenir la certification Qualiopi, un projet stratégique pour votre OF !
Vous voyez la préparation de l’audit Qualiopi comme un caillou dans votre chaussure ? Voyez-la plutôt comme un projet. Tel fut notre parti pris.
Notre “projet Qualiopi” nous l’avons vécu comme un véritable projet d’entreprise, un temps rare et précieux de questionnement sur :
- Que fait-on déjà de bien, de très bien voire d’exemplaire ?
- Que peut-on améliorer ? Comment ?
- De quoi avons-nous besoin pour progresser ?
Notre conquête de Qualiopi en mode projet nous a demandé de :
- faire preuve de modestie car il a fallu nous remettre en question
- chercher comment monter d’un niveau et comment y rester
- nous positionner comme notre propre client
- travailler en équipe, à la fois dans l’équipe projet mais aussi dans toute l’organisation. On a eu besoin de tout le monde !
- accepter de se faire accompagner, une fois par semaine
Obtenir sa certification Qualiopi, et après ?
Alors, oui, nous avons obtenu notre certification ! Mais, une fois ce graal atteint, pas question de nous reposer sur nos lauriers. Une fois référencé suite à l’audit réussi, tout n’est pas fini !
En effet, une certification Qualiopi n’est valable que 3 ans. D’ici notre audit de renouvellement dans trois ans, un audit de surveillance a lieu, 18 mois après notre certification.
Il est donc déjà temps de nous préparer à cette future échéance où les formations auditées ne se limiteront plus à un échantillon mais à la totalité des formations. On a du pain sur la planche ! Et c’est bien là que ce situe l’enjeu d’amélioration durable et continue de nos procédures, de nos outils, de l’accompagnement de nos équipes de formateurs !
Fiers de notre réussite, on a célébré notre certification, comme vous vous en doutez. Pour nous, dorénavant, Qualiopi rime avec Quali-happy !
En conclusion, on a vraiment aimé notre chemin vers Qualiopi
Nos 10 mois de marche vers le Qualiopi ne furent pas si pénibles que cela pour NOW.be. En effet, nous avons vraiment traversé cette période avec enthousiasme puisque ce fût pour nous l’occasion de :
- Sincèrement identifier nos lacunes
- en apprendre plus sur le travail de nos collègues
- nous professionnaliser chacun et tous dans notre fonctionnement
- trouver des outils d’automatisation (relances, productions de documents…)
- réaliser notre responsabilité dans la montée en compétences de milliers de personnes
- travailler notre raison d’être
- nous rendre compte que cette professionnalisation, au service du client final, fut aussi bénéfique pour nous.
Quelque part, on a vécu ce cheminement comme une vraie activité de team building !
Maintenant, NOW.be peut clamer haut et fort être apte à délivrer :
- une excellente analyse des besoins
- des supports parfaitement mis à jour
- des contenus qui répondent au marché
- un système qualitatif de validation des acquisitions
Bref, tout ce qu’attendent nos clients. On le faisait déjà. Maintenant, on le fait mieux !
Cette professionnalisation, au service du client final, fut aussi bénéfique pour nous !
Heureux et fiers de notre réussite, NOW.be a célébré sa certification, comme vous vous en doutez. Pour nous, dorénavant, Qualiopi rime avec Quali-happy !
Cet article est inspiré de notre #OFF du 3/12/2021 où nous avions invité deux partenaires clés dans notre démarche Qualiopi :
- Yvan Demumieux, concepteur, formateur, expert en pédagogie, blended learning, innovation et formation de formateurs, référent Qualiopi.
- David Roblin, fondateur d’Evoljob, ingénieur Pédagogique, auditeur Certifié AFNOR, Directeur Pédagogique d’Immersive Learning Lab.
