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Les enjeux et atouts de la digitalisation de la formation pour la fonction publique
Article posté le : 2023/05/30
Le monde du travail bouge et les transformations s’accélèrent. Les entreprises privées mais aussi publiques doivent pouvoir suivre et imprimer un rythme soutenu de réforme et de transformation des métiers. Et d’accompagnement des métiers par conséquent. La montée en compétences est indispensable à la modernisation de nos institutions. Cela passe par la formation et la digitalisation. Partage de bonnes pratiques dans le secteur de l’administration publique ultra innovant, trop souvent victime de sa (mauvaise) réputation (erronnée).
Le digital learning, de nombreux atouts
Le digital learning, c’est quoi ? C’est un ensemble de technologies et modalités d’apprentissages mises au service de la formation, dont la formation à distance (mais pas que !). On parle d’ailleurs davantage d’hybridation de la formation, ou de blended learning. Il est ainsi souvent utilisé pour :
- réaliser des activités interactives et ludiques
- favoriser l’appropriation durable des savoirs et comportements
- renforcer la mémorisation
- réviser des matières
- personnaliser des formations ou des parcours de formation
- former rapidement, et en nombre,
Bref, que des avantages direz-vous !
Contextes et enjeux de la digitalisation de la fonction publique
Des évènements tels que le confinement, l’arrivée de l’IA, l’explosion des innovations technologiques ont poussé à la digitalisation dans toutes les sphères de la société, personnelle et publique.
La fonction publique est d’autant plus concernée qu’on lui demande d’être davantage efficace et de dépenser moins.
Une des solutions est de créer des synergies entre les institutions, et de faire la part belle à la numérisation de ces process, de ses méthodes, de ses outils, là où cela fait sens en terme de travail réalisé et de valeur ajoutée de bonne orientation des ressources humaines vers « le service » individualisé à la personne.
Les publics bénéficiaires du service public sont également demandeurs d’une réactivité plus grande et d’une réponse efficace à ses demandes. Sans compter le fait qu’il faut également tenir compte des attentes en matière de diversité de la part du public et mais aussi des besoins des collaborateurs.
Le personnel de l’administration doit donc être parfaitement équipé (ordinateur portable, gsm, tablette, logiciels…) et accompagné, c’est à dire formé tout au long de leur carrière. On parle d’ailleurs de “life long learning”. En particulier, le personnel peu qualifié ou plus âgé doit être apte à travailler dans cette ère hyper digitalisée.
Les spécificités de la fonction publique face à la digitalisation de la formation
Bien que les différences entre secteur privé et public s’estompent, il existe des particularités liées à la fonction publique en ce qui concerne la formation du personnel :
- le budget est parfois plus limité
- il n’est pas toujours possible ou facile de s’isoler pour suivre un cours ou une formation
- on donne une plus grande priorité au droit à la déconnexion, obligatoire
- il existe la contrainte des marchés publics qui peut rendre plus long le démarrage d’une formation
- il faut parfois jongler avec plusieurs langues nationales selon les pays (exemple : en Belgique, Suisse…)
- il est obligatoire d’utiliser l’écriture inclusive dans le public (et donc il faut adapter les supports de formation)
Cette « contrainte » de la formation pour tous devient ainsi une réelle opportunité d’innovation universelle.
Quoi qu’il en soit, un principe régit l’administration publique : tout le monde doit pouvoir évoluer dans sa carrière et donc pouvoir se former.
Pour que cela soit une réalité, il faut aussi adapter les formations pour les rendre accessibles au plus grand nombre. Cette « contrainte » de la formation pour tous devient ainsi une réelle opportunité d’innovation universelle.
L’importance de la formation digitale pour réussir la transformation numérique des métiers et des services publics
La digitalisation des formations a une place grandissante et même exponentielle dans le secteur public.
La digitalisation des formations a une place grandissante et même exponentielle dans le secteur public. Tout d’abord car il y a énormément de formations à mettre en place pour une grande quantité de personnes.
Disposer de contenu sous forme digitale apporte des avantages à la fois à l’organisation mais également au personnel bénéficiaire, aux collaborateurs, puisqu’un contenu en ligne peut être consommé ou suivi à tout moment, plusieurs fois.
Dans ce contexte, les rôles et missions des formateurs ou de formatrices changent. Et même « le profil » de ces formateurs et formatrices puisque l’on fait de plus en plus appel à des personnes en interne détentrices de certains savoirs, des experts métiers devenant des formateurs occasionnels. Leur nombre est en constante évolution au sein de la fonction publique, à la fois car cela permet de faire évoluer les collaborateurs et de minimiser l’emploi de ressources externes et le coût associé.
Mais ils ou elles n’échappent pas au besoin de digitaliser la formation, de créer des dispositifs hybrides.
La formation de formateurs, une obligation dans la fonction publique
Encore faut-il que la formation par les pairs atteigne un certain niveau de qualité. C’est pourquoi il convient de former les formateurs et formatrices internes, d’autant plus dans le contexte des formations digitales (apprendre à être à l’aise devant une caméra, à utiliser certains outils, appréhender la conception de nouveaux dispositifs…).
Dans les entreprises et dans les administrations, nous passons d’une culture de la formation à une culture de l’apprentissage.
(Frédéric Olivier)
Digitalisation de la formation : la fonction publique n’est pas en reste
Les services formation au sein des administrations publiques ou les services déconcentrés dédiés à l’accompagnement formation du service public n’ont pas attendu le covid pour mettre en place l’e-learning !
Dans le cas, de l’EAP (l’Ecole d’Administration Publique de Wallonie) : 80% des formations du catalogue sont déjà digitalisées.
L’EAP est même novatrice, du fait de ses contraintes spécifiques. Il existe ainsi des initiatives originales telles que des synergies entre les responsables de formations provenant de différentes organisations publiques. On brise les silos entre les institutions.
La montée en compétences des professionnels de la formation au sein de l’administration
« Digitaliser » une formation, c’est la présenter différemment. Il ne s’agit pas de se contenter d’un copié/collé du présentiel au distanciel. Or, personne n’a la science innée pour transformer ou créer une formation en mode digital.
De fait, la fracture numérique existe aussi parmi les personnes qui forment. Il faut donc commencer par les former.
Pour monter en compétences dans le domaine de la pédagogie digitale, les formateurs et formatrices ont besoin :
- de temps
- de formation
- de matériel
- d’exemples inspirants
- de sources d’informations précises, ciblées (pas d’infobésité)
- d’occasions d’expérimenter, de pratiquer
- de participer à une communauté de pratique.
L’un des défis majeurs de la formation dans la fonction publique, c’est également d’anticiper les changements
L’un des défis majeurs de la formation dans la fonction publique, c’est également d’anticiper les changements : la formation digitalisée doit pouvoir être adaptée aux changements et en particulier en ce qui concerne les formations juridiques ou règlementaires souvent très strictes.
Et le public apprenant dans tout ça ? Tout d’abord, il est important de se mettre à sa place. Il peut ensuite être impliqué comme partie prenante dans le processus de digitalisation d’une formation soit en donnant son avis sur un cours ou en devenant public test.
Partage de bonnes pratiques pour réussir la digitalisation (synchrone/asynchrone) de la formation dans le secteur public
Il y a une multitude de cases à cocher pour réussir un tel projet. Épinglons quelques facteurs de succès :
- S’assurer du soutien de toutes les parties prenantes
- Se poser la question de l’accessibilité du contenu dès la conception – c’est moins coûteux que d’y penser après
- Choisir de digitaliser en priorité des formations en lien avec la stratégie de transformation de l’organisation publique (plan de formation stratégique)
- Obtenir le soutien actif des managers (il faut les embarquer et les inspirer) pour accompagner cette volonté de développement des compétences de agents
- Chercher les ressources à l’extérieur si besoin
- Assurer une veille pédagogique (que font les autres ?)
- Valoriser le partage d’expériences entre les formateurs et formatrices internes mais aussi d’autres administrations – Communautés de Pratiques (CdP)
- Avoir le réflexe du recyclage de contenus, du circuit court (mutualisation des contenus et méthodes) pour des questions de budget mais aussi de rapidité
Et enfin, il ne faut pas oublier de prendre la mesure de l’efficacité de la digitalisation.
4 pistes pour aller plus loin
On ne devient pas professionnel de la digitalisation de la formation du jour au lendemain. Besoin d’un coup de pouce ? Voici 4 pistes :
- Un atelier ”Définir les étapes clés d’une stratégie learning efficace”
- Une formation ”S’initier à l’ingénierie digitale”
- Un webinaire à revoir “Réussir votre projet digital learning“
- Le site e-campus du Bosa, plateforme d’apprentissage en ligne pour la fonction publique, accessible à tous et toutes
- Revoir le OFF de l’émission !
Des questions ? Des remarques ? Nous sommes là !
Cet article est inspiré du #OFF du 19/05/2023 dans lequel nous avions convié 7 invités passionnants et passionnés :
- Marjorie Hoslet, Cheffe de projet Digital Learning chez EAP
- Alix Van Zeebroeck, Digital Learning Project Designer chez ACTIRIS
- Gisèle Dedobbeleer, Head of Learning & Development chez ACTIRIS
- Frédéric Olivier, Directeur RTBF Academy
- Jean-Marc Everard, Responsable Learning Technologies chez BOSA
- Benoit Lambiotte, Digital Channel Manager au FOREM, service public emploi et formation en Belgique
- Quentin Martens, Responsable formation et développement des compétences chez SWDE
Grand merci à eux !
Revoir l’épisode du #OFF à ce sujet
La rédactrice
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