Formation Savoir animer des réunions efficaces et dynamiques

Apprendre les fondamentaux pour conduire des réunions engageantes et productives.

Les clés d’une réunion efficace résident dans la qualité de sa préparation, dans la communication d’objectifs précis en amont et durant la réunion, auprès de son équipe qu’il convient d’impliquer avec justesse, et de la cohésion du groupe et de l’animation dynamique et participative proposée. Rien que ça !

Comment (se) préparer (à) une réunion ? Quelles sont les bonnes pratiques d’animation de réunion ? Quel est le rôle et les fonctions de l’animateur et des participants ?

NOW.be a conçu cette formation  » Savoir animer des réunions efficaces et dynamiques  »  pour vous accompagner et former vos équipes.

Public cible

  • Dirigeants
  • Managers
  • Chefs d’équipes transversales
  • Chefs de projets

 

Modalités pédagogiques Blended recommandées

  • Autopositionnement avant/après
  • MIcro RApid GAming MObile Learning
  • Présentiel : 1 jour
  • Classe virtuelle de REX
  • Réactivation mobile

Objectifs opérationnels de la formation

 

Au cours de ce module présentiel de formation, vous aurez l’occasion de vivre et expérimenter des outils concrets et pratiques pour atteindre les objectifs opérationnels suivants :

  • Comprendre et acquérir les clés de la préparation d’une réunion
  • Développer la communication et la relation avec tous vos collaborateurs et entre eux
  • Maintenir l’attention
  • Inciter à la participation et engager vos collaborateurs
  • Faire de la réunion un outil collaboratif efficace de cohésion
  • Aider à la mise en œuvre des décisions
  • Connaître et utiliser efficacement les techniques d’animation pour rendre vos réunions plus efficaces
  • Animer des réunions à distance

Le programme de la formation

Présentiel

 

Activité Ludo-Pédagogique (ALP) d‘ouverture pour recueillir les besoins des collaborateurs et les engager dans le processus d’apprentissage.

 

1/ Comprendre et acquérir les clés de la préparation d’une réunion

  • Définir un objectif clair, mesurable et précis pour mener la réunion et obtenir un résultat. (réunion d’échange, de brainstorming, de créativité, de prise de décisions, de suivi de projet)
  • Identifier les rôles des participants, les besoins et missions de chacun dans cette réunion en amont et durant la réunion pour bien communiquer,
  • Bien communiquer dans la phase de préparation pour susciter de l’engagement et faire adhérer à la réunion pour générer un résultat tangible,
  • Organiser et préparer le matériel et outils pour animer une réunion présentielle et / ou  adapter et préparer les bons outils collaboratifs distanciels pour animer une réunion à distance (voir formation dédiée),
  • Fixer un ordre du jour, un déroulé à suivre,
  • Définir et cadrer le rôle de l’animateur : se préparer personnellement pour adapter avec justesse sa posture aux enjeux et attentes de la réunion et des participants.

Activité proposée : ALP jeu des enveloppes, jeu du bingo pour faire émerger les bonnes pratiques des participants. Ces activités permettent de réaliser un autodiagnostic et une analyse individuelle des usages, écueils à éviter. A travers un atelier, les participants rédigent une checklist des étapes clés d’une bonne préparation, définition d’objectifs précis.

 

2/ Conduire une réunion en 3 temps :

  • Ouverture : démarrer une réunion rappeler, le cadre et les objectifs précis et communiquer   les règles à respecter.
  • Durant l’animation :
    • Suivre le plan défini, de manière agile,
    • Structurer et animer les échanges efficacement vers l’objectif de la réunion,
    • Favoriser la motivation du groupe pour mettre en œuvre les décisions prises,
    • Aider à la mise en œuvre des décisions.
  • Conclure une réunion :
    • Réaliser un tour de table ou sonder les participants,
    • Analyser le résultat obtenu par rapport à l’objectif visé,
    • Célébrer l’atteinte de l’objectif.

 

3/ Faire de la réunion un outil collaboratif efficace de cohésion.

  • Définir et attribuer des missions et des rôles aux participants  : l’animateur leader, les contributeurs, le maître du temps, le scripte au compte rendu, les observateurs etc.
  • Maintenir l’attention, stimuler l’intelligence collective
    • utiliser efficacement les techniques d’animation dynamiques et engageantes pour rendre vos réunions plus efficaces
      • Les ALP : activités Ludo-Pédagogiques (les 4 étapes, les mécanismes, les atouts de la ludopédagogie)
      • Facilitation graphique, Sketchnoting, Mindmapp etc
  • Apprendre a développer la collaboration à travers la coopération, la co-création et les responsabilités partagées.

Activités proposées : ALP des interviews, le jeu des affiches ou des 6 chapeaux de bono afin de faire émerger des bonnes pratiques et règles de la conduite de réunion et ancrer les apports notionnels.

Des mises en situation pour créer des ALP spécifiques à l’animation de réunion sont prévues en sous groupe.

 

4/ Développer mes compétences d’animateur

  • Travailler ma posture de leader, d’animateur et de communicant
    • Prise de parole
    • Clarté des messages,
    • Gestion du temps et des imprévus, des contraintes
    • Gestion du matériel

Activité proposée :  Jeu et exercice pratique pour travailler ma communication et mes messages clés.
 Improvisation et/ou mises en situation sous forme de cas pratiques pour animer différents types de réunions (lancement ou suivi de projet, réunion de crise réunion d’équipe hebdomadaire, etc.)

 

5/ Animer des réunions à distance

  • Connaître et intégrer les bonne pratiques et usages de l’animation de réunion, à distance
  • Travailler sa posture, son verbal/ Non Verbal, prise de parole, clarté des messages,
    • Introduction de la réunion,
    • Techniques d’animation,l’interactivité, les outils distanciels à disposition,
    • La conclusion pour clôturer efficacement,
  • Partager les bonnes pratiques, les pièges à éviter

 

Voir notre formation « Animer une réunion à Distance » pour s’exercer pour animer sa première Réunion à Distance (RAD).

 

Activité Ludo-Pédagogique (ALP) de clôture pour valider les principaux messages clés de la formation (réactivation).

 

Au cours de cette formation, vous découvrirez :

  • LES PRINCIPES ESSENTIELS pour animer une réunion réussie
  • LES CLÉS DE LA CONCENTRATION maintenue chez vos participants
  • DES TECHNIQUES D’ANIMATION pour booster vos réunions et favoriser l’engagement et l’atteinte de résultat
  • DES EXEMPLES D’ANIMATION pour des objectifs spécifiques
  • COMMENT CONTENIR LES PERTURBATEURS en faisant des alliés
  • COMMENT DONNER DU SENS à vos réunions
  • LA BOITE A OUTILde l’animation de réunions

 

Notre approche et ADN

Nos formations présentielles sont essentiellement basées sur un apprentissage par l’expérimentation et la pratique, tout en permettant le recul suffisant pour transposer vos nouvelles connaissances et votre vécu dans votre contexte professionnel. C’est ainsi que l’ancrage et la mémorisation sont le plus pérennes.

Notre méthode d’apprentissage est fondée sur les travaux et recherches en Neurosciences et bénéfices de la Ludopédagogie. Nos outils et Activités Ludo-Pédagogiques (ALP) offrent ainsi une structure d’apprentissage modulable qui permet de s’adapter à une variété infinie de contextes, thématiques et publics. Ce stage inclut des jeux, des enigmes, des séquences audiovisuelles et activités ludo-pédagogiques.

Le formateur devient facilitateur. Il place les apprenants au cœur d’un apprentissage actif et éclosif (andragogie) qui est nourri par le groupe. Le facilitateur donne un cadre à cette découverte, guide la réflexion, facilite les échanges et aide à identifier les actions et comportements clefs issus de la réflexion.

 

EN SAVOIR + SUR NOTRE ADN ET APPROCHE DE LA FORMATION

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