Savoir animer des réunions efficaces et dynamiques

Apprendre les fondamentaux pour conduire des réunions engageantes et productives.

  • Session INTER : Voir les dates
  • Disponible en INTRA
  • 8 à 12 pers
  • Formation présentielle
  • ~1 jour (7h), ~Modulable selon les besoins
  • Accessibilité : Nous contacter

Publics ciblés

Chefs de projets, Chefs d’équipe, Animateurs d’événements, Managers, Dirigeants

Durée de la formation

1 jour (7h)

Modulable selon les besoins

Niveau de formation

Initiation & sensibilisation

Langues

Français

Nombre de participants

8 à 12 pers

Délai de mise en œuvre

Entre 48h à 6 semaines en fonction de votre demande (sur-mesure ou clé en main). Contacter notre équipe pédagogique

Prérequis et recommandations

  • Aucun pré-requis.

Introduction

Les clés d’une réunion efficace résident dans la qualité de sa préparation, dans la communication d’objectifs précis en amont et durant la réunion, auprès de son équipe qu’il convient d’impliquer avec justesse, et de la cohésion du groupe et de l’animation dynamique et participative proposée. Rien que ça !

Comment (se) préparer (à) une réunion ? Quelles sont les bonnes pratiques d’animation de réunion ? Quel est le rôle et les fonctions de l’animateur et des participants ?

NOW.be a conçu cette formation  » Savoir animer des réunions efficaces et dynamiques  »  pour vous accompagner et former vos équipes.

Objectifs & programme

Objectifs pédagogiques de la formation

  • Comprendre et acquérir les clés de la préparation d’une réunion.
  • Développer la communication et la relation avec tous vos collaborateurs et entre eux.
  • Maintenir l’attention des participants.
  • Inciter à la participation et engager vos collaborateurs.
  • Faire de la réunion un outil collaboratif efficace de cohésion.
  • Aider à la mise en œuvre des décisions.
  • Connaître et utiliser efficacement les techniques d’animation pour rendre vos réunions plus efficaces.
  • Animer des réunions à distance.

Programme de la formation

  • Ouverture

    Activité Ludo-Pédagogique (ALP) d‘ouverture et d’inclusion pour :

    • Recueillir les besoins des participants.
    • Les engager dans le processus.
  • Séquence #1 : Comprendre et acquérir les clés de la préparation d’une réunion

    • Définir un objectif clair, mesurable et précis pour mener la réunion et obtenir un résultat. (réunion d’échange, de brainstorming, de créativité, de prise de décisions, de suivi de projet)
    • Identifier les rôles des participants, les besoins et missions de chacun dans cette réunion en amont et durant la réunion pour bien communiquer,
    • Bien communiquer dans la phase de préparation pour susciter de l’engagement et faire adhérer à la réunion pour générer un résultat tangible,
    • Organiser et préparer le matériel et outils pour animer une réunion présentielle et / ou  adapter et préparer les bons outils collaboratifs distanciels pour animer une réunion à distance (voir formation dédiée),
    • Fixer un ordre du jour, un déroulé à suivre,
    • Définir et cadrer le rôle de l’animateur : se préparer personnellement pour adapter avec justesse sa posture aux enjeux et attentes de la réunion et des participants.

    Activité proposée : ALP jeu des enveloppes, jeu du bingo pour faire émerger les bonnes pratiques des participants. Ces activités permettent de réaliser un autodiagnostic et une analyse individuelle des usages, écueils à éviter. A travers un atelier, les participants rédigent une checklist des étapes clés d’une bonne préparation, définition d’objectifs précis.

  • Séquence #2 : Conduire une réunion en 3 temps :

    • Ouverture : démarrer une réunion rappeler, le cadre et les objectifs précis et communiquer   les règles à respecter.
    • Durant l’animation :
      • Suivre le plan défini, de manière agile,
      • Structurer et animer les échanges efficacement vers l’objectif de la réunion,
      • Favoriser la motivation du groupe pour mettre en œuvre les décisions prises,
      • Aider à la mise en œuvre des décisions.
    • Conclure une réunion :
      • Réaliser un tour de table ou sonder les participants,
      • Analyser le résultat obtenu par rapport à l’objectif visé,
      • Célébrer l’atteinte de l’objectif.
    • Activités proposées : ALP des interviews, le jeu des affiches ou des 6 chapeaux de bono afin de faire émerger des bonnes pratiques et règles de la conduite de réunion et ancrer les apports notionnels.

    Activités proposées : ALP des interviews, le jeu des affiches et/ou des 6 chapeaux de bono afin de faire émerger des bonnes pratiques et règles de la conduite de réunion et ancrer les apports notionnels.

  • Séquence #3 : Faire de la réunion un outil collaboratif efficace de cohésion.

    • Définir et attribuer des missions et des rôles aux participants  : l’animateur leader, les contributeurs, le maître du temps, le scripte au compte rendu, les observateurs etc.
    • Maintenir l’attention, stimuler l’intelligence collective
      • utiliser efficacement les techniques d’animation dynamiques et engageantes pour rendre vos réunions plus efficaces
        • Les ALP : activités Ludo-Pédagogiques (les 4 étapes, les mécanismes, les atouts de la ludopédagogie)
        • Facilitation graphique, Sketchnoting, Mindmapp etc
    • Apprendre a développer la collaboration à travers la coopération, la co-création et les responsabilités partagées.

    Activités proposées : Des mises en situation pour créer des ALP spécifiques à l’animation de réunion sont prévues en sous-groupe.

  • Séquence #4 : Développer mes compétences d’animateur

    • Travailler ma posture de leader, d’animateur et de communicant
      • Prise de parole
      • Clarté des messages,
      • Gestion du temps et des imprévus, des contraintes
      • Gestion du matériel

    Activités proposées :  Jeu et exercice pratique pour travailler ma communication et mes messages clés. Improvisation et/ou mises en situation sous forme de cas pratiques pour animer différents types de réunions (lancement ou suivi de projet, réunion de crise réunion d’équipe hebdomadaire, etc.)

  • Séquence #5 : Animer des réunions à distance

    • Connaître et intégrer les bonne pratiques et usages de l’animation de réunion, à distance
    • Travailler sa posture, son verbal/ Non Verbal, prise de parole, clarté des messages,
      • Introduction de la réunion,
      • Techniques d’animation, l’interactivité, les outils distanciels à disposition,
      • La conclusion pour clôturer efficacement,
    • Partager les bonnes pratiques, les pièges à éviter

     

    Voir notre formation « Animer une réunion à distance » pour s’exercer pour animer sa première Réunion à Distance (RAD).

  • Clôture

    Activité Ludo-Pédagogique (ALP) de clôture pour :

    • Réaliser la synthèse des apprentissages du jour.
    • Mettre en oeuvre son plan d’action personnalisé  autour de l’outil des 4C (Cesser, Continuer, Commencer, Changer).

    Activité proposée : tour de table des participants en mode popcorn.

Pédagogie

Méthodes pédagogiques

Cette formation "Savoir animer des réunions efficaces et dynamiques" utilise les méthodes pédagogiques suivantes :

  • Pédagogie par le jeu
  • Active dite « de découverte »
  • Expérientielle
  • Pairagogie (pédagogie par les pairs)
  • Coopérative (socio-constructif entre pairs)
  • Pédagogie par projet

Modalités pédagogiques proposées

  • Formation Présentielle
  • Auto-positionnement Entrée/Sortie

Types d'activités d'aprentissage

  • Activités Ludo-Pédagogiques (ALP)
  • Exercice d’application / entraînement
  • Simulation
  • Etude de cas
  • Présentation d’expériences
  • Travail personnel individuel
  • Brainstorming, technique de créativité
  • Activités en petits groupes
  • Activités en grand groupe (plénière)
  • Activités de synthèse / débriefing / feedback

Supports didactiques et moyens matériels fournis

  • Carnet de bord pédagogique du participant (supports d’activités, cas pratiques, grilles d’évaluation,fiches synthèse, plan d’actions)
  • Programme formation
  • Livret pédagogique complet
  • Salle de formation, paperboards, fournitures, rétroprojecteur

Évaluation

Évaluation

Types d'évaluation centrée sur l’apprenant

  • Diagnostiques (positionnement, étude personnalisée)
  • Sommatives d'acquisition de compétences

Types d'évaluation centrée sur le prestataire

  • Satisfaction des participants (sur l’organisation, les qualités pédagogiques du formateur, les méthodes et supports utilisés)
  • Satisfaction du commanditaire

Modalités d'évaluation

  • Exercice pratique et applicatif
  • Quizz QCM
  • Mise en situation

Modalités

Attestation individuelle

  • Certification de réalisation

Modalités d'accès et contact

Session INTER

Demander un dossier d’inscription à notre équipe : formation@now.be

Session INTRA

Contacter notre service de formation : formation@now.be

Accessibilité : nous contacter

NOW.be s’engage à favoriser l’accès des personnes en situation de handicap à ses prestations. Pour tout besoin spécifique en termes de matériel ou d’accessibilité, veuillez contacter notre référent Handicap & Formation.

Budget

Tarifs
Savoir animer des réunions efficaces et dynamiques

Formation INTER Distancielle

600 € ht


Formation INTRA

Sur demande

Variable en fonction de l’adaptation à votre demande (objectifs, participants, durée, matériel, aménagement) : nous contacter sur formation@now.be