Animer une réunion dynamique et efficace à distance

Intégrer les bases clés d’une bonne animation de réunion en distanciel.

96% de satisfaction

Publics ciblés

Chefs de projets, Chefs d’équipe, Managers, Dirigeants, Tous collaborateurs

Durée de la formation

1 jour (7h)

Modulable selon les besoins

Niveau de formation

Initiation

Maîtrise

Langues

Français

Nombre de participants

8 à 12 pers

Délai de mise en œuvre

Entre 48h à 6 semaines en fonction de votre demande (sur-mesure ou clé en main). Contacter notre équipe pédagogique

Prérequis et recommandations

  • Aucun pré-requis.
  • Avoir suivi une formation aux fondamentaux du management, est un plus.

Introduction

Vous souhaitez former vos chefs de projets, vos managers ou vos collaborateurs à l’animation de réunions plus efficaces, dynamiques, interactives à distance ?

NOW.be vous propose d’acquérir les clés pour savoir conduire et animer des réunions engageantes, efficaces grâce à des techniques dynamiques et une juste compréhension de la bonne posture à adopter.

Objectifs & programme

Objectifs pédagogiques de la formation

  • Savoir préparer votre réunion à distance.
  • Savoir inviter efficacement pour mobiliser en amont de la réunion à distance.
  • Comprendre ce que la distance change ou pas.
  • Identifier les facteurs clefs de succès pour animer votre réunion en distanciel (les rôles, les activités, les règles, les outils)
  • Rendre l’animation vivante, structurée et participative grâce aux ALPN.
  • Réguler les discussions, écouter, reformuler.
  • Partager les bonnes pratiques.

Programme de la classe virtuelle

  • Ouverture

    Activité Ludo-Pédagogique Numérique (ALPN) d‘ouverture et d’inclusion : Embarquement digital immédiat pour : 

    • Recueillir les besoins des participants.
    • Les engager dans le processus.
    • Créer le lien avec le groupe et présenter le cadre et objectifs de la formation.

    Activité proposée : Le décor à compléter. Grâce au photomontage, les participants complètent le décor avec un élément qui représente l’état d’esprit dans lequel ils sont concrètement au moment présent ou qui symbolise leur ressenti sur le sujet de la réunion. Le cadre relationnel, logistique et opérationnel de la formation est posé.

  • Séquence #1 : Préparer la réunion à distance.

    • Définir le  » pour quoi faire  » et objectifs de la réunion (8 types)
    • Quelles réalisations attendez-vous pendant et après la réunion ? Qui sont les participants et quels sont leurs enjeux ?
    • Fixer un ordre du jour,
    • Choisir les outils adaptés (4 types),
    • Planifier (date, durée rythme, taille du groupe)
    • Anticiper : prévoir un plan B

    4 activités proposées : La Ckecklist via Beekast ou klaxoon. Cette série d’activités permettra de se poser les questions clés pour la préparation d’une réunion à distance, de préparer la connexion humaine avec l’état d’esprit du bisou virtuel “KISS”, pour Keep It Stupid Simple (Restez Simple Comme Bonjour)  et matérielle en amont pour rassurer et susciter l’adhésion à une réunion distancielle.

  • Séquence #2 : Inviter efficacement vos participants et mobiliser, engager

    • Réfléchir aux informations essentielles d’une invitation
      • messages clés
      • les 3 informations principales,
    • Préparer les outils utilisés,
    • Bien communiquer les moyens d’accès, le matériel recommandé
    • Tester si possible
    • Prévoir et anticiper un plan B et FAQ

    Activité proposée : La checklist avec l’outil Beekast ou Wooclap pour lister les 14 types d’informations et créer un modèle de message d’invitation.

  • Séquence #3 : Animer une réunion à distance grâce à des activités interactives.

    • Quelles activités pour quels objectifs ?
    • Découverte de 5 Activités Ludopédagogiques Numériques (ALPN) pour :
      • Accueillir les participants, lancer la réunion
      • Favoriser l’intelligence collective, coopérer
      • Faciliter la prise de décision
      • Réactiver les messages clés
      • Synthétiser
    • Focus sur le concept des ALPN.

  • Séquence #4 : Pause : L’importance de la pause et des rythmes des réunions.

    • Que disent les Neurosciences ?
    • S’extraire de son écran quelques minutes rend plus efficace. Faire des mini sprint permet d’être dans une dynamique qui donne envie d’en refaire.

    Activité proposée : L’Escale à Quai

  • Séquence #5 : Identifier les facteurs clefs de succès pour animer une réunion efficace à distance.

    • 5 astuces pour bien démarrer la réunion (liste des participants, déroulé prévu de la réunion, familiariser avec les outils, proposer les règles de communication, co-définir les rôles de chacun).
    • Conduire et focaliser l’énergie du groupe le groupe vers l’objectif en un temps court.
    • Bien prendre en main et comprendre le rôle d’animateur : identifier ses propres modes de fonctionnements.
      • Organiser le travail de groupe : modalités, règles, outils de partage de l’information…
      • Rendre l’animation vivante, structurée et participative.
      • Réguler les discussions, écouter, reformuler.
      • Synthétiser, rebondir, reprendre la main, valoriser.
      • Utiliser son regard et/ou sa voix.

    Activité proposée : “bateau du pirate digital” : Activité individuelle puis collective de partage et de synthèse. La métaphore  du bateau pirate (l’équipe) se dirigeant vers l’île au trésor (l’objectif de la réunion) permet de représenter un chemin à parcourir (les atouts, les freins internes, les ressources et menaces extérieures) pour réussir une bonne animation à distance.

  • Clôture

    Activité Ludo-Pédagogique Numérique (ALPN) de clôture pour :

    • Réaliser la synthèse individuelle des apprentissages du jour.
    • Mettre en place son plan d’action personnel autour de l’outil des 4C (Cesser, Continuer, Commencer, Changer).

    Activité proposée : Le Tour d’écran en mode pop-corn

     

    OPTION : Se quitter avec convivialité en ouvrant une perspective et proposition de séance de CODEV pour animer sa première réunion à distance et s’entraîner.

  • Séquence optionelle : Animer une réunion en temps de crise

     

    Temps 1/ Prévenir et traiter les réunions délicates :

    • 3 idées préconçues sur les réunions à distance
    • Répondre aux objections en appliquant la méthode A.R.T
    • La tactique de l’engagement en cas de problème.

     

    Temps 2/ S’exercer en simulation et appliquer en situation réelle.

    • Après la classe virtuelle, mise en œuvre des conseils en situation concrète pour s’exercer individuellement aux bonnes pratiques des réunions à distance afin de préparer votre prochaine réunion à distance.

     

    3 Activités successives proposées :

    • Définition de l’objectif de sa prochaine réunion à distance, réflexion sur la structure de celle-ci et sur l’animation des différentes séquences.
    • Animation d’une réunion à distance par Visioconférence ; les apprenants auront le rôle d’animateur de réunion à distance à tour de rôle.
    • Jeux de rôle pour travailler sa voix et son regard pour mieux communiquer à distance.

     

    Temps 3/ Partage d’expérience pour préparer son invitation à une réunion à distance.

    • Les participants testent leurs accroches d’invitation de réunion à distance et reçoivent le retour du formateur et des participants.

Pédagogie

Méthodes pédagogiques

Cette formation "Animer une réunion dynamique et efficace à distance" utilise les méthodes pédagogiques suivantes :

  • Pédagogie par le jeu
  • Active dite « de découverte »
  • Expérientielle
  • Pairagogie (pédagogie par les pairs)
  • Coopérative (socio-constructif entre pairs)
  • Co-développement
  • Pédagogie par projet
  • Expositive, transmissive ou magistrale

Modalités pédagogiques proposées

  • Classe virtuelle Synchrone
  • Auto-positionnement Entrée/Sortie

Types d'activités d'aprentissage

  • Activités Ludo-Pédagogiques Numériques (ALPN)
  • Exercice d’application / entraînement
  • Présentation d’expériences
  • Travail personnel individuel
  • Brainstorming, technique de créativité
  • Activités en petits groupes
  • Activités de synthèse / débriefing / feedback
  • Activités en grand groupe (plénière)

Supports didactiques et moyens matériels fournis

  • Carnet de bord pédagogique du participant (supports d’activités, cas pratiques, grilles d’évaluation,fiches synthèse, plan d’actions)
  • Programme formation
  • Livret pédagogique complet
  • Applications Beekast, Wooclap, Klaxoon, Teams, Zoom, Skype, Webex etc

Évaluation

Évaluation

Types d'évaluation centrée sur l’apprenant

  • Diagnostiques (positionnement, étude personnalisée)
  • Sommatives d'acquisition de compétences

Types d'évaluation centrée sur le prestataire

  • Satisfaction des participants (sur l’organisation, les qualités pédagogiques du formateur, les méthodes et supports utilisés)
  • Satisfaction du commanditaire

Modalités d'évaluation

  • Exercice pratique et applicatif
  • Quizz QCM
  • Mise en situation

Modalités

Attestation individuelle

  • Certification de réalisation

Modalités d'accès et contact

Session INTER

Demander un dossier d’inscription à notre équipe : formation@now.be

Session INTRA

Contacter notre service de formation : formation@now.be

Accessibilité : nous contacter

NOW.be s’engage à favoriser l’accès des personnes en situation de handicap à ses prestations. Pour tout besoin spécifique en termes de matériel ou d’accessibilité, veuillez contacter notre référent Handicap & Formation.

Budget

Tarifs
Animer une réunion dynamique et efficace à distance

Formation INTER Distancielle

600 € ht

Formation INTRA

Sur demande

Variable en fonction de l’adaptation à votre demande (objectifs, participants, durée, matériel, aménagement) : nous contacter sur formation@now.be