Classe virtuelle Animer une réunion dynamique et efficace à distance

Une formation distancielle de 3h pour intégrer les bases clés d’une bonne animation de réunion en distanciel.

Maîtriser les bases de l’animation de réunions à distance.

 

Vous souhaitez former vos chefs de projets, vos managers ou vos collaborateurs à l’animation de réunions plus efficaces, dynamiques, interactives à distance ?

NOW.be vous propose, en 180 minutes d’acquérir les clés pour savoir conduire et animer des réunions engageantes, efficaces grâce à des techniques dynamiques et une juste compréhension de la bonne posture à adopter.

Publics cibles

  • Dirigeants
  • Managers
  • Chefs d’équipe
  • Chefs de projets

 

Modalités pédagogiques blended recommandées

  • Classe virtuelle de 3h
  • Réactivation mobile

 

 

Le objectifs pédagogiques de la formation à distance

 

Au cours de cette classe virtuelle, nous traitons les objectifs pédagogiques suivants :

 

  • Savoir préparer votre réunion à distance.
  • Savoir inviter efficacement pour mobiliser en amont de la réunion à distance.
  • Comprendre ce que la distance change ou pas.
  • Identifier les facteurs clefs de succès pour animer votre réunion en distanciel
    • Quels rôles de l’animateur VS rôles des participants ?
    • Comment organiser le travail de sous-groupes ?
    • Quelles activités proposer pour engager ?
    • Quelles modalités et règles appliquer ?
    • Quels outils de collaboration et partage de l’information utiliser ?
  • Rendre l’animation vivante, structurée et participative.
  • Réguler les discussions, écouter, reformuler.
  • Partager les bonnes pratiques.

 

Option :

  • Gérer une réunion à distance en situation de crise.

 

Le programme de la classe virtuelle

Activité Ludo-Pédagogique (ALP) d‘ouverture et d’inclusion : Embarquement digital immédiat !

  • pour recueillir les besoins des collaborateurs et les engager dans le processus.
  • Créer le lien avec le groupe et présenter le cadre et objectifs de la formation

Activité proposée : Le décor à compléter. Grâce au photomontage, les participants complètent le décor avec un élément qui représente l’état d’esprit dans lequel ils sont concrètement au moment présent ou qui symbolise leur ressenti sur le sujet de la réunion. Le cadre relationnel, logistique et opérationnel de la formation est posé.

 

1/ Préparer la réunion à distance.

  • Définir le  » pour quoi faire  » et objectifs de la réunion (8 types)
  • Quelles réalisations attendez-vous pendant et après la réunion ? Qui sont les participants et quels sont leurs enjeux ?
  • Fixer un ordre du jour,
  • Choisir les outils adaptés (4 types),
  • Planifier (date, durée rythme, taille du groupe)
  • Anticiper : prévoir un plan B

4 activités proposées : La Ckecklist via Beekast ou klaxoon. Cette série d’activités permettra de se poser les questions clés pour la préparation d’une réunion à distance, de préparer la connexion humaine avec l’état d’esprit du bisou virtuel “KISS”, pour Keep It Stupid Simple (Restez Simple Comme Bonjour)  et matérielle en amont pour rassurer et susciter l’adhésion à une réunion distancielle.

 

2/ Inviter efficacement pour mobiliser

  • Réfléchir aux informations essentielles d’une invitation pour qu’elle soit la plus claire,  sécurisante possible et donnant envie d’y participer activement. à une réunion à distance:
    • les 3 informations principales,
    • les outils utilisés,
    • les moyens d’accès, le matériel recommandé,
    • tester si possible,
    • plan B et FAQ

Activité proposée : La checklist avec l’outil Beekast pour lister les 14 types d’information et créer un modèle de message d’invitation.

 

3/ Pause : L’importance de la pause.

  • Que disent les Neurosciences ?
  • S’extraire de son écran quelques minutes rend plus efficace. Faire des mini sprint permet d’être dans une dynamique qui donne envie d’en refaire.

Activité proposée : L’Escale à Quai

 

4/ Trouver les facteurs clefs de succès pour animer une réunion efficace à distance.

  • 5 astuces pour bien démarrer la réunion (liste des participants, déroulé prévu de la réunion, familiariser avec les outils, proposer les règles de communication, co-définir les rôles de chacun).
  • Conduire et focaliser l’énergie du groupe le groupe vers l’objectif en un temps court.
  • Bien prendre en main et comprendre le rôle d’animateur : identifier ses propres modes de fonctionnements.
    • Organiser le travail de groupe : modalités, règles, outils de partage de l’information…
    • Rendre l’animation vivante, structurée et participative.
    • Réguler les discussions, écouter, reformuler.
    • Synthétiser, rebondir, reprendre la main, valoriser.
    • Utiliser son regard et/ou sa voix.

 

Activité proposée : “bateau du pirate digital” : Activité individuelle puis collective de partage et de synthèse. La métaphore  du bateau pirate (l’équipe) se dirigeant vers l’île au trésor (l’objectif de la réunion) permet de représenter un chemin à parcourir (les atouts, les freins internes, les ressources et menaces extérieures) pour réussir une bonne animation à distance.

 

Activité Ludo-Pédagogique (ALP) de clôture : Le Tour de table en mode pop-corn pour réaliser la synthèse collective et individuelle des apprentissages de chacun.

 

Se quitter avec convivialité en ouvrant une perspective et proposition de séance de CODEV pour animer sa première réunion à distance et s’entraîner.

 

 

Option Coaching :

Gérer une réunion à distance en situation de crise

 

1/ Prévenir et traiter les réunions délicates :

  • 3 idées préconçues sur les réunions à distance
  • Répondre aux objections en appliquant la méthode A.R.T
  • La tactique de l’engagement en cas de problème.

 

2/ S’exercer en simulation et appliquer en situation réelle.

  • Après la classe virtuelle, mise en œuvre des conseils en situation concrète pour s’exercer individuellement aux bonnes pratiques des réunions à distance afin de préparer votre prochaine réunion à distance.

 

3 Activités successives proposées :

– Définition de l’objectif de sa prochaine réunion à distance, réflexion sur la structure de celle-ci et sur l’animation des différentes séquences.

– Animation d’une réunion à distance par Visioconférence ; les apprenants auront le rôle d’animateur de réunion à distance à tour de rôle.

– Jeux de rôle pour travailler sa voix et son regard pour mieux communiquer à distance.

 

3/ Partage d’expérience pour préparer son invitation à une réunion à distance.

  • Les participants testent leurs accroches d’invitation de réunion à distance et reçoivent le retour du formateur et des participants.

 

Notre approche et ADN

Nos ateliers, formations présentielles ou à distance, webinaires, classes virtuelles, sont basés sur un apprentissage par l’expérimentation et la pratique pour transposer vos nouvelles connaissances et votre vécu dans votre contexte professionnel. L’ancrage et la mémorisation sont ainsi renforcés.

Notre méthode d’apprentissage est fondée sur les travaux et recherches en Neurosciences et bénéfices de la Ludopédagogie. Nos Activités Ludo-Pédagogiques (ALP) offrent ainsi une structure d’apprentissage modulable qui permet de s’adapter à une variété infinie de contextes, thématiques et publics.

Le formateur facilitateur place les apprenants au cœur d’un apprentissage actif et éclosif (andragogie) qui est nourri par le groupe. Il donne un cadre à cette découverte, guide la réflexion, facilite les échanges et aide à identifier les actions et comportements clefs, issus de la réflexion. Les apports notionnels sont transmis au cœur des activités. Au cours de la formation, les participants expérimentent concrètement différentes Activités Ludo-Pédagogiques qu’ils pourront réutiliser immédiatement.

EN SAVOIR + À PROPOS DE NOTRE ADN ET VISION DE LA FORMATION

 

Une question ? Un projet ?

Vous souhaitez plus d’informations pour organiser cette formation à distance et classe virtuelle dans votre organisation pour mieux animer une réunion à distance ?

 

CONTACTEZ-NOUS !